Büroleiter - wer ist das? Die Aufgaben des Büroleiters

"Plankton", "Manager" - all diese unparteiischen Definitionen beziehen sich auf die Arbeit von Büroangestellten. Aber ist so ein Job so nutzlos? Büroleiter - wer ist das? Was ist seine Verantwortung?

Büroleiter - wer ist das?

Der Beruf des Büroleiters wird oft mit dem Beruf des Sekretärs verwechselt. Aber es gibt immer noch einen Unterschied zwischen diesen Spezialitäten. Also, Büroleiter - wer ist das?

Der Manager dieses Bereichs ist ein Büroleiter oder Administrator. Es regelt die Büroarbeit und ist eine wichtige informative Verbindung zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten, Kunden und Mitarbeitern usw.

Je aktiver die Aktivität einer Organisation ist, desto mehr Probleme hat sie mit täglichen kleinen organisatorischen Angelegenheiten und Dokumentationen. Ihre Umsetzung und bietet einen Büroleiter.

Er stellt sicher, dass alle aktuellen Dokumente sowie Befehle seiner Vorgesetzten ordnungsgemäß ausgeführt werden. Gleichzeitig sollten Executive Orders den Mitarbeitern des Unternehmens rechtzeitig mitgeteilt werden, alle Beschwerden von Besuchern sollten berücksichtigt werden und die Vorschläge der Mitarbeiter sollten den Behörden mitgeteilt werden.

So fallen Büroarbeit sowie Kommunikation im Unternehmen teilweise auf die Schultern von Büroleitern.

Arbeitsort und Gehalt

In jedem Unternehmen, das ein Büro, einen Manager und mindestens einige Mitarbeiter hat, wird ein Büroleiter benötigt. In kleinen Organisationen ist die Liste der Verantwortlichkeiten eines solchen Spezialisten viel kleiner als beispielsweise in einem großen Unternehmen. In einem großen Unternehmen kann es mehrere Büroleiter geben, von denen jeder seiner eigenen Abteilung zugeordnet ist.

Es stellt sich heraus, dass die Nachfrage nach solchen Spezialisten recht hoch ist und möglicherweise weiter zunehmen wird. Es gibt aber praktisch keine Karrierechancen. Vor allem, wenn eine Person neben der Büroleitung keinen Beruf mehr besitzt.

Aufgrund der Tatsache, dass die Aufgaben nicht zu kompliziert sind, ist der Wettbewerb um einen Arbeitsplatz, zumindest in Russland, ziemlich hoch - 6 Personen für eine freie Stelle. Gleichzeitig ist das Gehalt im Kapitalmaßstab niedrig - 27 Tausend Rubel.

In der Kulturhauptstadt St. Petersburg ist das Gehalt solcher Arbeiter um etwa 5 bis 7 Tausend niedriger, und der Wettbewerb ist um ein Vielfaches höher. Je weiter die Peripherie des Landes entfernt ist, desto niedriger ist das Gehalt und desto mehr Bewerber bewerben sich um die Stelle.

Notwendige persönliche Qualitäten

Die beim Büroleiter eingegangenen Aufträge müssen in der Regel dringend und unverzüglich ausgeführt werden. Daher ist der Antragsteller vor allem Sorgfalt, Schnelligkeit und Pünktlichkeit erforderlich. Gutes Gedächtnis und Konzentration sind ebenfalls wichtig.

Die Person, die diese Position innehat, sollte freundlich und kontaktfreudig sein, da sie in einigen Situationen als Vertreter des Unternehmens vor Kunden auftritt.

Der Büroleiter muss eine kompetente und logisch strukturierte Rede halten sowie die Geschäftsethik beherrschen, da er häufig an der Organisation von Geschäftsverhandlungen und Unternehmensbesprechungen beteiligt ist.

Nützliches Wissen wie die Telefonnummer eines guten Elektrikers oder ein Lieferservice zum Mittagessen schadet ebenfalls nicht. In vielen Unternehmen werden die Bestellung im Büro sowie die Zufriedenheit der Mitarbeiter ebenfalls vom Manager kontrolliert.

Grundlegende Office Manager-Fähigkeiten

1. Die erste Voraussetzung für einen solchen Mitarbeiter sind gute Kenntnisse des PCs und des Internets. Wenn der Bewerber neben Word und Excel auch Photoshop oder den Office Picker Manager besitzt, ist dies ein weiterer Grund, ihn einzustellen, und nicht jemand anderen.
2. Hohe Druckgeschwindigkeit. Die Fähigkeit, Texte schnell einzugeben, ist eine der wichtigsten für einen Büroleiter.
3. Kenntnisse in Verwaltungsmanagement, die in früheren Jobs erworben wurden, sind erforderlich, wenn eine Person einen Job in einem großen Unternehmen erhält.
4. Papierkram Fähigkeiten. Die Dokumentation ist eine der Hauptaufgaben dieser Art von Spezialisten, daher sind Grundkenntnisse unabdingbar.
5. Sicherer Umgang mit Bürogeräten. Faxe, Drucker, Scanner - all dies sollte in der Kompetenz des Büroleiters liegen.
6. Fähigkeiten der kompetenten und diplomatischen Kommunikation. Der Büroleiter muss nicht nur kompetent kommunizieren, sondern bei Bedarf auch Konfliktsituationen lösen können.
7. Fremdsprachenkenntnisse. In großen internationalen Unternehmen muss der Büroleiter mindestens fließend Englisch sprechen.

Allgemeine Bestimmungen der Stellenbeschreibung

Die Position des Büroleiters wird vom CEO des Unternehmens genehmigt. In verschiedenen Unternehmen kann es in einigen Punkten unterschiedlich sein, aber im Allgemeinen ändern sich die wichtigsten Bestimmungen nicht. Es ist notwendig, sich vor Unterzeichnung des Arbeitsvertrags mit der Arbeitsanweisung vertraut zu machen, um sich später nicht darüber zu beschweren, dass die Erfüllung bestimmter Aufgaben nicht Teil Ihrer Pläne war.

Allgemeine Bestimmungen können Folgendes anzeigen:

• Wer ist für die Einstellung des Büroleiters verantwortlich?
• wer hat das Recht, ihn von seinem Posten zu entbinden;
• an wen der Mitarbeiter berichtet;
• wer berichtet an den Büroleiter;
• der in seiner Abwesenheit die Aufgaben eines Büroleiters wahrnimmt usw.

In der Regel berichten Büroleiter an den CEO. Die Administratoren des Büros melden Kuriere, Fahrer, Reinigungskräfte usw.

Auch in den allgemeinen Bestimmungen kann festgelegt werden, welcher Mitarbeiter mit welchem ​​Qualifikationsniveau für die beschriebene Position zugelassen werden kann.

Direkte Aufgaben

Der nächste Absatz in der Anleitung beschreibt die Aufgaben eines Büroleiters.

Bei Lebensläufen für offene Stellen schreiben Bewerber häufig in einer separaten Spalte auf, welche Aufgaben sie bei einem früheren Bürojob wahrgenommen haben. So erhält der Arbeitgeber mehr Informationen über die Fähigkeiten des Bewerbers.

Welche Punkte können in der direkten Verantwortung eines Büroleiters liegen?

1. Telefonanrufe überwachen. Der Mitarbeiter muss eingehende Anrufe nach besten Kräften beantworten, Fragen von Gegnern beantworten und seine Vorgesetzten über die Informationen informieren, die er übermitteln soll.
2. Kuration der Dokumentation. Aufbewahrung und Abrechnung von Dokumenten, Kontrolle der Korrespondenz, Ausführung von Aufträgen usw. - Dies sind die direkten Verantwortlichkeiten des Büroleiters.
3. Reproduktion von Dokumenten. Auf besondere Anweisung des Chefs hin führt der Mitarbeiter das Kopieren und Vervielfältigen von Arbeiten durch.
4. Briefe schreiben, Anfragen stellen - d.h. Korrespondenz mit Partnern, Kunden oder Lieferanten auf Anfrage des unmittelbaren Vorgesetzten.

Die Aufgaben eines Büroleiters können mindestens sechs andere Arten von Arbeit umfassen. In jedem Unternehmen wird die Belastung der Spezialisten dieser Kategorie jedoch individuell festgelegt.

Office Manager-Rechte

Jede Anweisung eines Büroleiters beinhaltet nicht nur Pflichten, sondern auch Rechte.

1. Um vollständige Informationen bereitzustellen. Zur Ausführung bestimmter Aufgaben hat der Büroleiter das Recht, die Bereitstellung dieser Menge an Informationen, einschließlich vertraulicher Informationen, zu verlangen, die er benötigt.
2. Vorschläge für fundierte Rationalisierungen. Wenn für die Organisation der Büroarbeit Innovationen oder zusätzliche Aufträge des Generaldirektors erforderlich sind, hat der Manager das Recht, diese vorzustellen.
3. Erfordern angemessene Arbeitsbedingungen. Wenn die offiziellen Aufgaben aufgrund fehlender notwendiger Bedingungen nicht erfüllt werden können, kann der Büroleiter verlangen, dass sie erstellt werden.
4. Handeln Sie innerhalb der Kompetenz. Nach dem Studium der Stellenbeschreibung hat der Mitarbeiter das Recht, Entscheidungen zu treffen und Aufträge zu erteilen, jedoch nur im Rahmen seiner Kompetenz.

Dies ist eine grobe Anleitung zu den Rechten, die ein Büroleiter hat. Sie können je nach Besonderheiten der Einrichtung ergänzt oder gekürzt werden.

Eine Verantwortung

Büroleiter ist ein Beruf, der auch Verantwortung mit sich bringt. Der Umfang und die Strafe für Verstöße gegen die Regeln werden von jedem Arbeitgeber individuell festgelegt. Die häufigsten Punkte, für die in Stellenbeschreibungen Verantwortung übernommen wird, sehen ungefähr so ​​aus.

1. Für fahrlässige Einstellung zu ihren Pflichten. Die vorzeitige Ausführung von Aufträgen und sonstige Fahrlässigkeit ist die Schuld des Mitarbeiters, für die eine Antwort erforderlich ist.
2. Zur Weitergabe vertraulicher Informationen. In Arbeitsverträgen und Stellenbeschreibungen müssen Sie die Klauseln zur Vertraulichkeit von Informationen sorgfältig lesen. Für ihre Offenlegung können Sie meistens Ihren Job verlieren.
3. Bei Kompetenzverletzung. Handlungen, die über den Zuständigkeitsbereich des Mitarbeiters hinausgehen, sind nicht zulässig.
4. Bei Verstößen gegen den Arbeitsplan usw. Die Verletzung des Arbeitsplans, der Brandschutzregeln oder der Sicherheitsvorkehrungen liegt ebenfalls in der Verantwortung des Mitarbeiters.

Vor- und Nachteile des Berufs

Dieser Beruf hat wie viele andere eine Reihe von Vor- und Nachteilen. Was sind die Vorteile der Arbeit am Büroleiter?

Die Antworten der Arbeitnehmer, die an dieser Front arbeiten, beziehen sich vor allem auf die hohe Nachfrage nach diesem Beruf: Nach einigen Erfahrungen auf diesem Gebiet ist es nicht schwierig, einen besser bezahlten Platz zu finden. Die im Rahmen des Arbeitsprozesses erworbenen administrativen Fähigkeiten sind im Alltag relevant. Durch die Arbeit als Büroleiter können Sie außerdem Ihre Kommunikationsfähigkeiten entwickeln.

Zu den Minuspunkten gehört die erhöhte psychische Belastung der Mitarbeiter, da Sie an einem Arbeitstag viele verschiedene Probleme lösen müssen. Darüber hinaus laden Manager neben direkten Aufgaben häufig Büroleiter mit persönlichen Anfragen und zusätzlichen Anweisungen.

Wo soll man den Beruf studieren?

Der Büroleiter, der dies ist, ergibt sich aus dem oben Gesagten. Wo kann man diesen Beruf jedoch erlernen?

Es gibt keine spezielle Fakultät, die Büroleiter an einer Universität vorbereiten würde. Aber oft möchte der Manager, dass eine Person mit höherer Bildung diese Position innehat. Welche Art von Ausbildung dies sein wird, ist nicht immer wichtig - Hauptsache, der Bewerber ist Absolvent der Universität. In Provinzstädten kann diese Position auch nach 9 Unterrichtsstunden eingenommen werden. Jedes Unternehmen entscheidet individuell, welchen Büroleiter es benötigt.

Vor allem wird der Arbeitgeber an anderen Merkmalen des Bewerbers interessiert sein:

• ob er schon einmal auf diesem Gebiet gearbeitet hat;
• Wie gut im Computer versiert;
• Weiß der Papierkram Bescheid?
• Spricht er Sprachen usw.

Sie können die kommunikativen Fähigkeiten einer Person nicht außer Acht lassen. Wenn nach diesen Indikatoren alles in Ordnung ist, steigen die Chancen auf einen Arbeitsplatz.