Berufssekretärin. Der Referent ist

Viele Mädchen träumen davon, eine Karriere als Sekretärin zu beginnen. Dies ist ein ganz normaler und vernünftiger Wunsch. Nur denkt nicht jeder darüber nach, was dafür benötigt wird (außer für ein attraktives Erscheinungsbild). Aber es würde sich lohnen. Schließlich ist der Referent nicht nur ein „schönes Gesicht“ neben dem Führer. Es ist vielmehr ein „Leitfaden“ für alle Themen: ein Besserwisser und ein kluges Mädchen, das aus jeder Situation einen Ausweg findet. Lasst uns genauer hinschauen.

Was Sie tun müssen

In jeder Organisation gibt es eine Anweisung des Sekretärs. Es enthält eine Liste (manchmal detailliert, manchmal nicht sehr) der offiziellen Aufgaben. Dazu gehören Fähigkeiten. Eine Person, die das Glück hat, einen solchen Job zu bekommen, sollte in der Lage sein, mit Kunden zu kommunizieren, zu verhandeln (persönlich und telefonisch), Materialien auszuwählen und zu organisieren, Abstracts vorzubereiten und vieles mehr. Das heißt, es ist klar, dass diese Person viele Fähigkeiten haben sollte. Die Einzelheiten hängen von der Richtung des Unternehmens ab. So muss beispielsweise ein Rechtsberater die rechtlichen Feinheiten verstehen. Es kommt vor, dass diese Position mit der Fähigkeit verbunden ist, organisatorische Probleme zu lösen. Mit anderen Worten, der Referent ist die „rechte Hand“ des Führers. Er ist immer in den Startlöchern, er muss alles wissen, was der Chef für seine Arbeit braucht.

Einige „spezielle“ Berufsfragen

Hier lohnt es sich, ein wenig zu klären, was normalerweise „hinter den Kulissen verborgen“ ist. Da der Referent genau die Person ist, die am häufigsten mit dem Chef kommuniziert, muss er über einige diplomatische Fähigkeiten verfügen. Warum? Es ist ganz einfach: Der Leiter (insbesondere ein großes Team) hat keine Zeit, sich mit allen Nuancen der Beziehung zu befassen. Normalerweise ist er ein Mann der Arbeit. Wenn jemand Geburtstag hat, wer gebären wird, wer Kinder hat - das interessiert ihn nur im Zusammenhang mit Arbeitsmomenten. All diese "kleinen Dinge" fallen dem stellvertretenden Sekretär auf die Schultern. Er ist verpflichtet, dem Chef mitzuteilen, wann der Urlaub stattfinden soll, um über die im Team entstandenen Spannungen zu informieren (wenn es seine Aufmerksamkeit wert ist). Es stellt sich also heraus, dass zuerst der stellvertretende Sekretär es selbst herausfinden, den Überschuss heraussieben und dann den Manager „laden“ muss. Diese Arbeit ist nicht einfach! Dies war jedoch aus dem Bereich der informellen Aufgaben.

Hauptfunktionen

Fast alle Büroarbeiten fallen auf den Anteil des stellvertretenden Sekretärs in kleinen Unternehmen. Zum großen Teil. Das heißt, Sie müssen lernen, Briefe zu verfassen, den Empfang und das Senden, die Registrierung, die Verteilung (falls vorhanden) usw. korrekt zu arrangieren und so weiter. Es ist klar, dass man nicht auf perfekte Kenntnisse der russischen Sprache verzichten kann. Fehlerbriefe sind das verwöhnte Gesicht des Unternehmens. Manchmal ist es erforderlich, dass eine Person mit Fremdsprachenkenntnissen in dieser Position arbeitet. Ferner ist der Referent die Person, die die Mitarbeiter des Unternehmens (oder seiner Abteilungen) miteinander verbindet. Zu seinen Funktionen gehört die korrekte Verteilung des Informationsflusses zwischen Struktureinheiten, die an einer großen Sache arbeiten. Der Referent ist ein ziemlich komplizierter Beruf, da man viele Details und Fakten berücksichtigen muss. All dies ist notwendig, damit sich der Anführer wohl fühlt und nicht durch Kleinigkeiten von der Hauptlinie abgelenkt wird.

Persönlichen Eigenschaften

Da die Arbeit des Referenten auf Kommunikation basiert, wählen sie eine kommunikative, konfliktfreie Person für die Position aus. In jedem Unternehmen ist dies ein „Schlüssel“ -Post. Die Person, die ihn beschäftigt, hat einen großen Einfluss sowohl auf den Leiter als auch auf die Kollegen. Daher ist Anstand einfach erforderlich. Außerdem sollte der stellvertretende Sekretär pünktlich, klug und sogar kreativ sein. Man muss in der Lage sein, aus jeder Situation einen akzeptablen Ausweg zu finden. Der Gutachter denkt zunächst an das „Gesicht“ seines Arbeitgebers und dann an sich. Das Maß an Verantwortung ist nicht nur hoch, sondern auch global. Nicht jeder kann mit einer solchen Belastung fertig werden. Daher müssen Sie sorgfältig überlegen, bevor Sie sich für eine solche Stelle bewerben. Der stellvertretende Sekretär am Arbeitsplatz sollte in der Lage sein, seine Interessen in den Hintergrund zu stellen. Zum einen - alles, was der Chef braucht, um zu arbeiten. Das ist übrigens der Grund, warum Mädchen diese Position meistens einnehmen, da die Pflege des Nachbarn bei Frauen im Blut liegt.

Vertrauliche Informationen

Es ist klar, dass bei einer derart engen Kommunikation dem Referenten viele Tatsachen bekannt werden, die nicht veröffentlicht werden sollten. Dies sind nicht nur Berufsgeheimnisse und Geschäftsgeheimnisse. Oft ist die Sekretärin als enger Freund vertrauenswürdige und persönliche Informationen. Erwähnenswert ist, dass der Referent vertrauliche Informationen speichern muss. Dies ist eine seiner wichtigsten beruflichen Fähigkeiten.

Welche Ausbildung wird benötigt

Der Kopf versucht, einen Referenten basierend auf der Richtung der Aktivität auszuwählen. Das heißt, der Antragsteller muss über ein Diplom verfügen, das der Arbeit des Unternehmens entspricht. Darüber hinaus werden häufig Personen mit einer juristischen Ausbildung für diese Position ausgewählt. Dies ist praktisch, wenn Sie häufig Geschäfte abschließen und andere Dokumente vorbereiten müssen. Zu den einfachsten Anforderungen gehören: fließende Beherrschung aller Computerprogramme (Büro), Druckfähigkeit (schnell und kompetent). Da der Referent tatsächlich ein Berater ist, müssen Sie über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um Informationen sowohl im Web als auch offline zu finden. Eine kluge Person mit einer schnellen Reaktion wird häufiger auf eine solche Position gebracht als der Inhaber des „richtigen“ Diploms, der nicht weiß, wie er die Situation schnell meistern kann.

Arbeitsplatz

Eine solche Position als Sekretärsreferent gibt es heute in fast jedem Büro. Oft wird es nur so genannt und eine Person führt verschiedene Funktionen aus. Es hängt alles von der Größe des Unternehmens, den Aufgaben und der Anzahl der Mitarbeiter ab. In einigen Unternehmen übt der Sekretär auch die Funktionen eines Buchhalters aus, in anderen - eines Anwalts und so weiter. Dies ist ein großartiger Start für eine Person, die Karriere machen möchte. Für eine kurze Zeit können Sie viele Fähigkeiten beherrschen, verschiedene Berufe beherrschen. Die Hauptsache ist, die Arbeit des Unternehmens zu verstehen und alles mit Ihren eigenen Händen zu "berühren". Aber man muss sehr schnell „drehen“. Da viele Informationen im Hochgeschwindigkeitsmodus verarbeitet werden müssen. Aber wenn alles klappt, reicht das gewonnene Wissen aus, um einen unabhängigen Aufstieg zu den Linien zu beginnen, die Sie für sich selbst definieren. Dies ist aber überhaupt nicht notwendig. Da der Beruf eines Referenten, wenn Sie ihn ernst nehmen, an sich interessant ist. Sie lässt nicht

in eine enge Richtung laufen, ständig alle neuen Wissensmengen beherrschen, verbessern.

Wie bekomme ich ein Interview?

Wenn Sie sich entscheiden, mit einem so verantwortungsvollen Job fertig zu werden, sollten Sie einen Lebenslauf für die verfügbaren Stellen einreichen. Überprüfen Sie unbedingt die Alphabetisierung der Antworten. Denken Sie daran, dass Rechtschreibfehler Ihre Chancen sofort auf Null reduzieren. Der Stil sollte auch geschäftlich zurückhaltend sein. Jedes Ihrer Wörter wird sorgfältig abgewogen und überlegt. Dann beginnen die „Versuche“. Sie müssen einige Zeit investieren, um zu beweisen, dass Sie in der Lage sind, ein würdiger Assistent des Anführers zu sein. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Methoden. Machen Sie sich jedoch bereit für die Tatsache, dass Sie mit verschiedenen Beamten sprechen, mehrere offizielle Dokumente vorbereiten und ein paar Anrufe entgegennehmen müssen. Sie müssen auch berücksichtigen, dass Ihr Erscheinungsbild streng kontrolliert wird. Das heißt, sie werden von Kopf bis Fuß „untersuchen“. In den meisten Fällen müssen Sie einen geschäftlichen Kleidungsstil (Make-up, Frisur) demonstrieren. Es ist auch unerwünscht, starke Aromen zu verwenden. Denken Sie über alles nach! Alles in dir sollte diskret, aber attraktiv sein. Tipp: Bleiben Sie bescheiden, aber zuversichtlich. Sei schlau, aber nicht arrogant. Dann sollte auf jeden Fall alles klappen!