Beispiel für eine Jobbeschreibung eines Archivars

Die Position eines Archivmitarbeiters wird als Archivar bezeichnet. Die Hauptaufgabe eines Spezialisten auf diesem Gebiet besteht darin, die Arbeit des Archivs selbst und die Verbreitung der Dokumentation darin zu organisieren. Solche Fachkräfte werden überall dort benötigt, wo es einen großen Umsatz an amtlichen Papieren gibt, insbesondere in Organisationen, die mit Versicherungen, Finanzen und insbesondere in staatlichen Unternehmen zu tun haben. Das Hauptdokument, auf das sich der neue Mitarbeiter beziehen sollte, ist die Stellenbeschreibung des Archivars.

Allgemeine Bestimmungen

Nur der Unternehmensleiter kann den Archivar akzeptieren oder entlassen. Darüber hinaus sollte er sich zunächst auf die derzeitige Gesetzgebung des Landes beziehen. In den Anweisungen sollte die Person angegeben werden, die der direkte Chef des Spezialisten ist, der diese Position innehat.

Um als Archivar zu arbeiten, muss eine Person eine berufliche Erstausbildung erhalten, und dann kann sie auch ohne Erfahrung auf diesem Gebiet für eine Stelle angenommen werden. Es besteht die Möglichkeit, dass eine Person mit Sekundar- oder Allgemeinbildung einen Job bekommt, aber dann sollte sie eine spezielle Ausbildung in dieser Richtung erhalten. Berufserfahrung für diese Position ist optional.

Was sollte wissen

Die Stellenbeschreibung des Archivars des Unternehmens setzt voraus, dass der Mitarbeiter über bestimmte Kenntnisse verfügen muss: Er ist verpflichtet, die Vorschriften, Anweisungen und die gesamte Liste der Rechtsdokumente in Bezug auf die Geschäftsführung im Archiv dieser Organisation zu studieren. Darüber hinaus muss er wissen, wie Dokumente gespeichert und verwendet werden und welche Standards zu akzeptieren und zu übergeben sind. Sein Wissen sollte ein einziges staatliches System der Büroarbeit umfassen. Außerdem muss er verstehen, wie die Beschreibungen der gespeicherten Dokumente zusammengestellt werden, welche von ihnen dauerhaft und welche nur vorübergehend gespeichert werden müssen, und auch Handlungen in Bezug auf ihre Vernichtung ausarbeiten.

Die Stellenbeschreibung des Archivarassistenten impliziert, dass er wissen muss, wie Dinge getan werden, nach welchen Regeln sie für die zukünftige Verwendung und Sicherheit vorbereitet werden, wie Aufzeichnungen geführt und Erklärungen im Unternehmen erstellt werden. Diese Person muss die Struktur des Unternehmens, in dem sie arbeitet, sowie die Regeln für die Verwendung von Geräten und alle technischen Mittel verstehen, die für die Ausführung der Arbeiten im Archiv erforderlich sind. Darüber hinaus ist er verpflichtet, alle internen Regeln und Gesetze der Organisation zu kennen, einschließlich Arbeitsschutz, Brandschutz, Routinen usw.

Aufgaben

Die Stellenbeschreibung des Archivars einer Haushaltsinstitution impliziert, dass er bestimmte Funktionen ausführen muss: Durchführung von Arbeiten im Zusammenhang mit der Archivierung, Aufbewahrung der archivierten Dokumentation, Registrierung der erhaltenen Dokumente, Entwicklung der Nomenklatur und Überprüfung der Richtigkeit der Registrierung von Dateien vor der Archivierung. Wenn dies erforderlich ist, verschlüsselt er die Speichereinheiten, systematisiert die Platzierung von Fällen und legt sie in der Registrierung ab.

Die Stellenbeschreibung des Archivars einer medizinischen Einrichtung schlägt vor, dass er zusammenfassende Beschreibungen der gespeicherten Dokumentation und ihrer Verteilung in temporäre und unbegrenzte Einheiten erstellen sollte. Er muss Aufzeichnungen führen und Dokumente, deren Haltbarkeit bereits abgelaufen ist, rechtzeitig vernichten und ein System entwickeln, mit dem das gewünschte Dokument einfach und schnell gefunden werden kann.

Andere Funktionen

Darüber hinaus erfordert seine berufliche Verantwortung die Anwesenheit während der Prüfung, um die Verfügbarkeit von Dokumenten für die Wissenschaft und nicht nur zu gewährleisten. Er muss sicherstellen, dass die Dokumente intakt bleiben, und gegebenenfalls Restaurierungsarbeiten mit ihnen durchführen. Dieser Spezialist stellt auch sicher, dass die Räumlichkeiten des Archivs alle notwendigen Voraussetzungen für die normale Aufbewahrung von Dokumenten haben.

Der Archivar muss die Umsetzung der Brandschutzbestimmungen überwachen und moderne technische Mittel einsetzen, um mit Dokumenten zu arbeiten. Auf Wunsch von Mitarbeitern und Besuchern der Organisation ist er verpflichtet, Kopien oder Originale der Archivdokumentation auszustellen, anhand der im Archiv verfügbaren Informationen Referenzen zu erstellen und Berichte über seine Arbeit zu erstellen.

Rechte

Die Stellenbeschreibung des medizinischen Archivars legt nahe, dass er bestimmte Rechte hat. Er kann Dokumente anfordern und erhalten, die sich auf seine Arbeit beziehen. Bei Bedarf kann er mit Spezialisten aus anderen Abteilungen des Unternehmens oder aus anderen Organisationen zusammenarbeiten, wenn dies ihm bei der Lösung seiner kompetenten Probleme hilft. Wenn ein solcher Bedarf besteht, kann er die Interessen seines Unternehmens in anderen Organisationen in allen Fragen vertreten, die in direktem Zusammenhang mit der Arbeit des Archivs stehen.

Eine Verantwortung

In der Stellenbeschreibung des Archivars wird davon ausgegangen, dass er für die Nichterfüllung seiner Pflichten und die minderwertige Arbeit verantwortlich ist, falsche oder verzerrte Informationen über die erledigten Aufgaben liefert und die Erfüllung von behördlichen Aufträgen verweigert.

Darüber hinaus ist er für Situationen verantwortlich, in denen Verstöße, Sicherheitsverletzungen oder andere Maßnahmen festgestellt wurden, die den normalen Betrieb des Unternehmens gefährden, und der Mitarbeiter sie nicht benachrichtigt und keine Maßnahmen zur Behebung des Problems ergriffen hat. Der Archivar ist für Verstöße gegen Arbeitsnormen verantwortlich.

Betriebsbedingungen

Aus der Stellenbeschreibung des Archivars geht hervor, dass das Management der Organisation die Arbeitszeit gemäß den Arbeitsgesetzen festlegen sollte. Im Falle eines Produktionsbedarfs muss das Unternehmen ihm einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen, der alle Normen und Standards sowie alle für die Durchführung von Geschäftsreisen erforderlichen Normen, einschließlich lokaler, berücksichtigt. Er hat auch das Recht, Dokumente zu unterzeichnen, die in seine Zuständigkeit fallen.

Fazit

Das Hauptdokument, auf das sich der für diese Position akzeptierte Spezialist stützen sollte, ist die Stellenbeschreibung des Archivars. Unabhängig davon, in welcher Organisation es arbeitet, stimmen die Rechte, Verantwortlichkeiten, Funktionen und Kenntnisse praktisch überein und können je nach den Anforderungen eines bestimmten Unternehmens und den Aufgaben, die das Managementteam seinen Mitarbeitern zuweist, variieren.

Solche Arbeiten erfordern Aufmerksamkeit, Ausdauer, Kenntnis der Sicherheitsregeln für wichtige Dokumente, Kenntnisse über die Bewertung des Werts bestimmter Dokumente sowie die Fähigkeit, Dokumente zu organisieren, schnell zu finden und zu verschlüsseln. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Arbeit mit Menschen, da der Beruf eines Archivars die Ausstellung und den Empfang verschiedener Dokumente umfasst, um die Richtigkeit der Zusammenstellung und Authentizität zu überprüfen. Nur eine aufmerksame Person, die bereit ist, mit einer großen Menge an Informationen zu arbeiten und die Interessen des Unternehmens in anderen Organisationen zu vertreten, kann in dieser Position Arbeitsaufgaben korrekt und zuverlässig ausführen.