Video: Stellenbeschreibung, Inhalte leicht erklärt 2024, Juli
Eine große Organisation ist eine Menge Ärger. Der Leiter des Unternehmens wird nicht überall pünktlich sein, auch nicht mit Hilfe von Abgeordneten. Um den Tag richtig zu planen, nichts zu vergessen, die Arbeit zu verteilen und zu kontrollieren, benötigt der Manager einen Assistenten. Was macht ein Mitarbeiter in dieser Position, was sollte er können und wissen?
Stellvertretender Geschäftsführer: seine Rolle in der Organisation
Nach der Logik des auf staatlicher Ebene anerkannten Klassifikators von Berufen gehört der Assistent des Leiters zur Kategorie der Führungskräfte, da er fast alle Fragen im Zusammenhang mit der Kompetenz der ersten Person überwacht.
Gleichzeitig interpretieren einige Organisationen die Position eines stellvertretenden Managers als Administrator, Manager oder Sekretär: Die ersten beiden Positionen umfassen organisatorische und administrative Funktionen, die dritte - Präsentations- und Supportfunktionen. Der Berufsklassifikator klassifiziert diese Art von Arbeit in verschiedene Kategorien - Spezialisten, technische Angestellte, aber nur ein Assistent wird als führend eingestuft.
Wie werden die Beschäftigungsbedingungen definiert?
Bei der Einstellung eines stellvertretenden Managers oder Sekretärs sollte die Organisation den Status, die Rechte und die Verantwortlichkeiten dieses Mitarbeiters festlegen, da die Anforderungen an das Bildungsniveau, die Qualifikationen und die Erfahrung des Bewerbers davon abhängen.
- Es reicht aus, wenn die Empfangsdame eine vollständige Sekundarschulausbildung hat, und die Etikette und Techniken für die Arbeit mit den Bürogeräten des Antragstellers werden direkt am Arbeitsplatz unterrichtet.
- Der Administrator muss mindestens einen Bachelor-Abschluss haben, über organisatorische Fähigkeiten und einen energetischen Charakter verfügen und je nach Unternehmensanforderungen über Berufserfahrung verfügen.
- Ein Manager als Vertreter von Fachleuten benötigt eine Ausbildung von mindestens einer vollständigen Hochschulausbildung. Die Berufserfahrung ist optional, aber das Unternehmen legt diesen Standard nach eigenem Ermessen fest.
- Direktionsassistent. Diese Position impliziert die gleichen Qualifikationsanforderungen wie für den Leiter: Abschluss der Hochschulausbildung, Berufserfahrung in der Fachrichtung für mindestens 2 Jahre. Wahrscheinlich erfordert es besondere persönliche Merkmale des Antragstellers und möglicherweise eine Fortbildung.
Wofür ist die Stellenbeschreibung?
Der stellvertretende Geschäftsführer ist als Beamter verpflichtet, im Rahmen seiner Funktionsrechte zu handeln und die vorgeschriebenen Funktionen vollständig wahrzunehmen. Da ein Mitarbeiter nicht einmal eine Führungskraft ist, muss er seine Arbeitspflichten in gutem Glauben und pünktlich erfüllen.
Der Auftrag enthält keine detaillierte Aufstellung dieser Kompetenzen, und selbst im Falle eines Vertrags ist die Liste der Funktionen nicht immer vollständig. Um Unstimmigkeiten bei der Festlegung der Aufgabenstellung eines Arbeitnehmers zu vermeiden, muss die Stellenbeschreibung des Assistenten des Leiters der Organisation detaillierte Pflichten, die ihm zustehenden Rechte sowie ein Maß für die Verantwortung für Verstöße gegen den Arbeitsvertrag, interne Arbeitsvorschriften, Schäden am Arbeitgeber usw. enthalten.
Personal Assistant Manager
Die Stellenbeschreibung des Assistenten basiert auf ähnlichen Anweisungen für einen Manager oder seinen Stellvertreter, mit Ausnahme einiger vorrangiger Funktionen der strategischen Planung und des Managements. Wahrscheinlich wird der Assistent auch nicht angewiesen, Mitarbeiter aufzunehmen und zu entlassen, das Recht, über die finanziellen Ressourcen des Unternehmens zu verfügen, die Erteilung von Vollmachten und andere dem Leiter persönlich gehörende Kompetenzen.
Das Gesetz erlaubt es Ihnen jedoch, alle Funktionen an einen vertrauenswürdigen Mitarbeiter zu delegieren, sofern dieser über ausreichende Qualifikationen, Kenntnisse, Erfahrungen und Befugnisse verfügt, um solche Probleme zu lösen. Es ist nur wichtig, die Anmeldeinformationen des Mitarbeiters korrekt zu formalisieren - auf Anordnung oder Vollmacht.
Gleichzeitig sollte die Stellenbeschreibung des Assistenten des Unternehmensleiters die tatsächlich von ihm geleistete Arbeit widerspiegeln.
Typische Abschnitte
Die Struktur der Stellenbeschreibung ist in staatlichen Qualifikationsverzeichnissen festgelegt und enthält alle grundlegenden Anforderungen an den Mitarbeiter und die Nuancen der Position sowie deren Platz in der Organisationsstruktur der Organisation.
Die Stellenbeschreibung "Assistant Manager" sollte wie jede andere folgende Teile enthalten:
- Allgemeine Geschäftsbedingungen. Es gibt das Verfahren für die Aufnahme und Entlassung, die Unterordnung und das Verfahren für die Ersetzung eines Mitarbeiters an.
- Arbeitsfunktionen. Einer der wichtigsten Abschnitte, die im Detail reflektiert werden müssen.
- Rechte, die dem Mitarbeiter gewährt werden.
- Haftungsbeschränkungen für Verstöße.
- Qualifikation, Berufserfahrung, Bildungsniveau.
- Was ein Mitarbeiter in einer bestimmten Position wissen sollte.
- Die Beziehung zwischen ihm und anderen Teilen der Organisation.
Die angegebenen Abschnitte können nicht gekürzt werden, es ist jedoch zulässig, sie zu erweitern und die erforderlichen Punkte hinzuzufügen.
Jobbeschreibung Assistant Manager: Beispiel
Genehmigt durch:
Direktor (Name der Organisation)
Unterschrift
(VOLLSTÄNDIGER NAME.)
Datum der Genehmigung
Jobbeschreibung "Assistant Manager"
1. Grundbedingungen
1.1. Berufskategorie "Führungskräfte".
1.2. Es wird auf Anordnung des Direktors angenommen und von der Arbeit entlassen.
1.3. Einreichung: direkt an den Regisseur.
2. Funktionen
Direktionsassistent:
2.1. Koordiniert die Arbeit von Abteilungen, Abteilungen und anderen Abteilungen des Unternehmens gemäß den Anweisungen, Beschlüssen und Anweisungen des Direktors.
2.2. Verfolgt die Fristen für die Ausführung von Kontrollbefehlen des Direktors der Struktureinheiten.
2.3. Erstellt einen Arbeitsplan eines Direktors für den nächsten Geschäftstag und legt ihn rechtzeitig dem Leiter vor.
2.4. Organisiert und kontrolliert die Büroarbeit im Unternehmen und überprüft sie auf Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen.
2.5. Bietet Buchhaltung und Registrierung aller vom Direktor ausgestellten Vollmachten.
2.6. Verwaltung der Angestellten und Kontrolle über die Ergebnisse ihrer Aktivitäten.
Ergänzt je nach den Bedürfnissen einer bestimmten Organisation und dem Profil der Position.
3. Befugnisse
Der stellvertretende Geschäftsführer hat das Recht:
3.1. Machen Sie sich mit den im Unternehmen getroffenen Entscheidungen vertraut.
3.2. Teilnahme an Sitzungen des Verwaltungsapparats.
Ergänzt je nach den Bedürfnissen einer bestimmten Organisation und dem Profil der Position.
4. Verantwortung
Der stellvertretende Geschäftsführer ist verantwortlich für:
4.1. Für die Nichterfüllung oder nicht ordnungsgemäße Erfüllung ihrer Pflichten, die in dieser Anweisung, den Anordnungen und Anweisungen des Direktors festgelegt sind, gelten die geltenden Rechtsvorschriften für die Tätigkeiten des Unternehmens.
4.2. Für unzureichende Kontrolle über die Aktivitäten der untergeordneten Arbeitnehmer.
4.3. Zur Offenlegung von Informationen mit eingeschränktem Zugang.
Ergänzt je nach den Bedürfnissen einer bestimmten Organisation und dem Profil der Position.
5. Qualifikation
Der stellvertretende Geschäftsführer muss über eine vollständige Hochschulausbildung und eine Berufserfahrung von mindestens 2 Jahren verfügen.
6. Muss wissen
Die aktuelle Gesetzgebung, die Charta, der Tarifvertrag (es wird festgelegt, welche Handlungen und Normen der Arbeitnehmer kennen sollte).
7. Interaktion
Es wird angegeben, mit wem und zu welchen Themen der stellvertretende Manager zusammenarbeitet.
Einverstanden:
Personalleiter
Unterschrift
(VOLLSTÄNDIGER NAME.)
Rechtsbeistand
Unterschrift
(VOLLSTÄNDIGER NAME.)
Vertraut:
Unterschrift
(VOLLSTÄNDIGER NAME.)
Spezifische Kompetenzen des Assistenten des Projektmanagers
Es wird davon ausgegangen, dass das Projektmanagement eine vorübergehende Position ist und der Assistent bestimmte Verpflichtungen bis zum Abschluss des Projekts übernimmt. Seine funktionalen Verantwortlichkeiten hängen von den Besonderheiten und Themen des Projekts sowie von den Bedürfnissen einer bestimmten Organisation ab.
Die Stellenbeschreibung des stellvertretenden Projektmanagers für Funktionen wird höher spezialisiert sein, jedoch mit administrativen und organisatorischen Farben. Typische Verantwortlichkeiten für diese Position finden Sie im Qualifikationshandbuch, und verfeinern Sie sie dann auf die Situation.
Sind die Verantwortlichkeiten eines stellvertretenden Managers in allgemeinen Fragen unterschiedlich?
Die Zuständigkeiten des stellvertretenden Generaldirektors und des stellvertretenden Generaldirektors für allgemeine Angelegenheiten sind unterschiedlich. Im zweiten Fall werden sich die Befugnisse natürlich enger konzentrieren, da der Leiter für allgemeine Angelegenheiten nicht für alle Aktivitäten der Organisation verantwortlich ist, sondern nur für einen separaten Sektor.
Die Stellenbeschreibung des stellvertretenden Managers zu allgemeinen Fragen wird anhand der Funktionen des „assistierten“ Chefs zusammengestellt. Dementsprechend wird die Basis der Bereich seiner Verantwortung und Funktionen sein.
Die Stellenbeschreibung "Assistant Manager" ist in diesem Fall als Grundlage geeignet. Sie können darauf aufbauen, wenn Sie neue Dokumente für verwandte Positionen entwickeln.
