Wie erstelle ich Jobprofile, um wertvolle Mitarbeiter zu finden?

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Vor jedem Manager oder Personalmanager wird früher oder später die Frage der Besetzung einer freien Stelle gestellt. Die Wahl eines guten Spezialisten ist keine leichte Aufgabe. Zu diesem Zweck erstellen Manager häufig Jobprofile, mit denen Sie die Anforderungen für den Bewerber steuern können.

Definition eines Konzepts

Jobprofile sind eine Reihe von beruflichen und persönlichen Kompetenzen, die ein Kandidat für einen Job erfüllen muss. Derzeit gibt es keine formalisierte Beschreibung der Merkmale, die ein Vertreter eines bestimmten Berufs besitzen sollte, und daher erstellen die Manager diese Dokumente unabhängig voneinander.

Wir können sagen, dass das Profil der Position eine Art Standard ist, nach dem der Mitarbeiter seine Pflichten erfüllen muss. Die Beschreibung sollte detailliert und vor allem realistisch sein. Das Dokument sollte die folgenden Hauptelemente enthalten:

den Ort und die Bedeutung der Position in der Organisationsstruktur eines bestimmten Unternehmens;
funktionale Verantwortlichkeiten, die von dem für diese Position akzeptierten Mitarbeiter wahrgenommen werden müssen;
ein Profil, in dem die Kernkompetenzen aufgeführt sind, die ein Kandidat für eine Position besitzen sollte;
persönliche Eigenschaften, die für die Erfüllung bestimmter Aufgaben erforderlich sind;
Mindestliste der Anforderungen, die die Organisation an ihre Mitarbeiter stellt.

Daher können wir sagen, dass Jobprofile eine Reihe von Merkmalen sind, die ein Mitarbeiter erfüllen muss. Dies ist ein spezifischer Standard, der die Verantwortlichkeiten sowie die Qualifikation und die persönlichen Parameter des Antragstellers beschreibt.

Warum brauche ich Jobprofile?

Personalmanager stehen regelmäßig vor dem Problem, eine freie Stelle zu schließen. Nachdem Sie kein umfassendes Profil der Position erstellt haben, sollten Sie nicht mit der direkten Auswahl der Mitarbeiter fortfahren. Dieses Dokument ist ein Hinweis, der in den folgenden Fällen verwendet wird:

Auswahl von Kandidaten für die Besetzung freier Stellen;
für die Zertifizierung von bereits arbeitendem Personal, um den Grad der Einhaltung der Position zu belegen (dies gilt auch für Mitarbeiter, die die Probezeit überschritten haben);
um Pläne für die Aus- und Weiterbildung des Personals zu erstellen;
wenn Sie eine Personalreserve für die Zukunft schaffen müssen;
um das Karrierewachstum und die weitere Beförderung von Mitarbeitern in leitende Positionen in der Organisation zu planen.

Sehr oft wird das Stellenprofil eines Bewerbers für eine Stelle mit der Stellenbeschreibung verwechselt. Der grundlegende Unterschied zwischen den beiden Dokumenten besteht darin, dass das zweite Dokument auf der Grundlage gesetzlicher Anforderungen erstellt wird. Die Stellenbeschreibung ist ein allgemeines Dokument, das für den gesamten Beruf und nicht für einen bestimmten Mitarbeiter einer bestimmten Organisation erstellt wurde. Es definiert die Hauptverantwortlichkeiten und Arbeitsbedingungen. Ein Jobprofil ist ein Dokument lokaler Art, für das keine klaren Anforderungen an Inhalt und Struktur gestellt werden. Der Personalmanager (oder andere Personalmitarbeiter) stellt es auf der Grundlage seiner eigenen Erfahrung oder der allgemeinen Praxis der Organisation zusammen.

Fachkompetenzen

Für jede Position muss ein Mitarbeiter bestimmte Kompetenzen besitzen. Dies sind Qualifikationsmerkmale, die für die Ausführung bestimmter Arbeiten erforderlich sind. Das Kompetenzprofil eines Postens enthält also normalerweise die folgenden Elemente:

strategisches Denken (impliziert die Fähigkeit, langfristige Pläne unter Berücksichtigung möglicher Risiken und alternativer Optionen zu erstellen);
Einfluss auf andere (die Fähigkeit, den eigenen Standpunkt zu verteidigen und andere von seiner Richtigkeit zu überzeugen);
Fähigkeiten zur Problemlösung (Fähigkeit, auf nicht standardisierte Situationen und Schwierigkeiten angemessen zu reagieren und schnell einen Ausweg zu finden);
Informationssuche (Datenauswahl und -filterung, Fähigkeit, relevante Quellen zu finden und zu verwenden);
Fähigkeit zur Arbeit mit Kunden und Gegenparteien (Berücksichtigung von Interessen, Verständnis der Psychologie, Befriedigung von Wünschen und Bedürfnissen);
Flexibilität (schnelle Reaktion und Entscheidungsfindung in Übereinstimmung mit einer sich ändernden Situation);
Fokus auf Qualität (Kenntnis und Erfüllung aller Anforderungen und Standards sowie der Wunsch nach kontinuierlicher Verbesserung).

Je nach Position kann die Liste der Kompetenzen erweitert oder eingegrenzt werden. Das berufliche Profil der Position enthält nicht nur Anforderungen, sondern auch den Grad ihrer Schwere (Grund, hoch, maximal). Dieser Indikator kann durch ein Interview oder durch spezielle psychologische Tests ermittelt werden.

Wie ist es kompiliert?

Das Erstellen eines Profils eines Beitrags ist ein ziemlich mühsamer Prozess. Die Notwendigkeit beruht auf der Tatsache, dass Sie in diesem Dokument die Parameter bestimmen können, die ein wertvoller Mitarbeiter haben sollte. Nachdem das Profil korrekt formuliert wurde, erleichtern HR-Mitarbeiter die Suche und Auswahl neuer Mitarbeiter erheblich. Beachten Sie beim Zusammenstellen eines Dokuments eine Reihe von Empfehlungen und Regeln:

Der Titel des Beitrags sollte prägnant sein und seine Essenz klar widerspiegeln. Es lohnt sich auch, eine kurze Beschreibung zu schreiben, die eine Liste der Hauptverantwortlichkeiten des Mitarbeiters enthält. Es kann als Liste von Aufgaben dargestellt werden. Dies ist die Grundlage für das Profil des Beitrags.
Die Liste der grundlegenden Informationen über die Position sollte nicht nur die Reihenfolge der Arbeit enthalten, sondern auch die Höhe des Gehalts, was einer der wichtigsten Punkte im Interview sein wird. Es lohnt sich auch, die Hierarchie der Unterordnung sowie eine ungefähre Liste der Personen zu beschreiben, mit denen der neue Mitarbeiter interagieren muss.
Die Erfüllung von Aufgaben erfordert eine Reihe spezifischer Kompetenzen. Diese Liste sollte nicht zu umfangreich sein (nicht mehr als 10 Punkte). Es kann auf der Grundlage persönlicher Erfahrungen, theoretischer Untersuchungen, Beobachtungen von Mitarbeitern sowie einer soziologischen Umfrage zusammengestellt werden. Sie können Kompetenzen in mehrere Gruppen einteilen (z. B. spezifisch und unternehmensbezogen).

Das Profil sollte sowohl präzise als auch geräumig sein. Auf diese Weise erhalten Sie umfassende Informationen, ohne zu viel Zeit für deren Verarbeitung aufzuwenden.

Die Hauptstufen der Schöpfung

Die Entwicklung eines Jobprofils umfasst mehrere aufeinanderfolgende Phasen:

In der ersten Phase der Erstellung des Dokuments sollten die Stellenbeschreibungen sowie alle Informationen zu den Besonderheiten des Unternehmens sorgfältig geprüft werden. Sie können Interviews mit Mitarbeitern oder eine soziologische Umfrage mit standardisierten Formularen durchführen.
Als nächstes wird der Personenkreis bestimmt, der direkt an der Arbeit beteiligt sein wird. In den meisten Fällen beschäftigen sich HR-Spezialisten mit diesem Problem. Es ist jedoch auch wichtig, Manager anderer Dienste einzubeziehen, für die Profile erstellt werden. Die Arbeiten können gemeinsam oder getrennt mit der anschließenden Integration der Ergebnisse in ein endgültiges Arbeitsdokument durchgeführt werden.
In der dritten Phase wird die Organisationsstruktur des Unternehmens untersucht, um den Platz einer Position in dem Unternehmen zu bestimmen. Es sollten Untergebene sowie unmittelbare Vorgesetzte identifiziert werden, denen der neue Mitarbeiter einen Bericht führt.
Das Folgende ist eine detaillierte Beschreibung der funktionalen Verantwortlichkeiten, die einer bestimmten Position entsprechen. Grundlage sind nicht nur Rechtsakte, sondern auch persönliche Erfahrungen in einem bestimmten Unternehmen.
In der fünften Phase muss der Personalmanager (oder ein anderer Spezialist, der an der Erstellung des Profils beteiligt ist) die Liste der Kenntnisse und Fähigkeiten festlegen, die zur Erfüllung der Aufgaben erforderlich sind. Es geht um berufliche Kompetenzen.
Nachdem die Kompetenzen definiert wurden, ist es wichtig, sie nach dem Grad der Wichtigkeit sowie nach dem Niveau zu verteilen, auf dem ein Spezialist sie besitzen sollte. Dies erleichtert den Auswahlprozess.
Als nächstes müssen die Teilnehmer der Arbeitsgruppe festlegen, welche persönlichen Merkmale ein Bewerber für die Besetzung einer freien Stelle haben sollte. Manchmal sind Charaktereigenschaften sogar wichtiger als berufliche Kompetenzen, da letztere entwickelt werden können und erstere zu einem ernsthaften Hindernis für den Arbeitsprozess werden können.
In der achten Phase müssen die allgemeinen Anforderungen an den Mitarbeiter festgelegt werden. Normalerweise ist es Geschlecht, Alter, Bildungsstand oder Berufserfahrung und so weiter. Es ist anzumerken, dass die ersten beiden Zeichen nicht immer angemessen sind, da das Gesetz sie als Diskriminierung interpretieren kann.
In der letzten Phase werden Kriterien definiert, anhand derer die Arbeitseffizienz des Mitarbeiters bestimmt wird. Sie können während des Versuchszeitraums oder zur regelmäßigen Beurteilung der Arbeitsqualität bestehender Arbeitnehmer verwendet werden.

Es ist anzumerken, dass dieser Algorithmus nicht für die Einhaltung in allen Organisationen obligatorisch ist. Abhängig von der Größe des Unternehmens sowie den Besonderheiten seiner Organisationsstruktur können einige Phasen übersehen und zusätzliche eingeführt werden.

Beispielzusammenstellung

Derzeit gibt es keine einheitliche Form, nach der ein Profil der Anforderungen für die Position erstellt werden würde. Und die Berufe selbst in jedem Unternehmen können spezifische Anforderungen haben. Dennoch haben Personalmanager bereits eine bestimmte Praxis entwickelt, nach der ein Jobprofil erstellt wird. Ein Beispiel könnte folgendermaßen aussehen:

Berufsbezeichnung gemäß Personaltabelle;
kurze Beschreibung (was der Mitarbeiter tun sollte);
wesentliche Bedingungen (Arbeitszeitplan, Höhe der Vergütung usw.);
Anforderungen an den Bewerber für die Stelle (Bildungsstand, Berufserfahrung in einem bestimmten Bereich, bestimmte besondere Fähigkeiten);
erweiterte Liste der Aufgaben;
Unternehmenskompetenzen, die ein potenzieller Mitarbeiter einer bestimmten Organisation besitzen sollte;
psychologische Tests und andere Methoden zur Beurteilung der Einhaltung einer bestimmten Position durch den Mitarbeiter.

Dies ist eine ungefähre Vorlage. Meistens ist dies die Struktur des Jobprofils. Die Stichprobe kann je nach Struktur der Organisation erweitert oder verengt werden. Für bestimmte Beiträge können auch zusätzliche Parameter eingegeben werden.

HR-Profil

Der Personalmanager ist eine der verantwortungsvollsten Positionen im Unternehmen, da die qualitative Zusammensetzung der Mitarbeiter von diesem Mitarbeiter abhängt. Daher werden besondere Anforderungen an die Personalverantwortlichen gestellt, die sich in einem Dokument wie dem Profil der Position widerspiegeln. Eine Probe kann wie folgt sein:

Arbeitsfähigkeiten mit Menschen (der Personalmanager muss über Kommunikation und Streitbeilegung verfügen);
schnelle Einbeziehung (HR-Spezialist sollte nicht gleichgültig sein, er sollte ein Interesse an der Lösung bestimmter Probleme haben);
Ergreifen von Initiative in Fragen der Verbesserung der Struktur und Qualität des Personals;
Offenheit für Kommunikation (diese Qualität ist im Hinblick auf die Besonderheiten der Position erforderlich);
Begeisterung für die Lösung aktueller Probleme;
positive Stimmung, die an alle anderen Teammitglieder weitergegeben wird;
Fähigkeit, ein Gespräch zu führen (es ist der Manager, der die führende Rolle im Gespräch mit potenziellen und realen Mitarbeitern spielt);
Führungskompetenz;
Redefähigkeiten (zur Präsentation von Berichten und Berichten an die Geschäftsleitung sowie zur Durchführung von Seminaren für Untergebene);
nicht standardisiertes Denken, um kreative Entscheidungen in Notsituationen zu treffen;
rednerische Fähigkeiten, Überzeugungskraft von Aussagen;
Denkgeschwindigkeit und Schnelligkeit des Handelns;
Fähigkeit zur Anpassung an sich ändernde Bedingungen (sowie Unterstützung neu eingestellter Mitarbeiter);
mangelnde Angst vor Risiken (dieses Merkmal sollte mäßig ausgeprägt sein);
Unabhängigkeit bei der Entscheidungsfindung;
die Fähigkeit zu experimentieren und neue Managementansätze zu finden;
Ein Sinn für Humor, der hilft, stressige und stressige Situationen zu beseitigen.

Das Profil der Position des Managers, der für die Auswahl des Personals verantwortlich ist, sollte mit besonderer Sorgfalt erstellt werden, da diese Position einer der Schlüssel in jedem Unternehmen ist. Eine Person, die sich für diese Stelle bewirbt, muss die Anforderungen vollständig erfüllen, da die Verantwortung für die Bildung des Personals auf ihren Schultern liegt.

Sales Manager-Anforderungen

Sehr oft kann man eine solche Stelle als Verkaufsleiter treffen. Trotz der Tatsache, dass viele junge Menschen ihre Karriere mit einer ähnlichen Arbeit beginnen, werden bereits in dieser Phase sehr ernsthafte Anforderungen an die Bewerber gestellt. Ein typisches Profil einer Verkaufsleiterposition lautet wie folgt:

Bereitschaft zur ständigen Kommunikation mit einer Vielzahl von Personen (Lieferanten, Kunden, Kunden usw.);
Fähigkeit, nach Verhandlungen mit Gegenparteien schnell Entscheidungen zu treffen;
die Fähigkeit, eine optimistische Stimmung im Gespräch aufrechtzuerhalten und eine Atmosphäre des Vertrauens zu schaffen;
Kreativität des Denkens (wichtig für die Präsentation des Produkts);
die Fähigkeit, Ihre Zeit rational zu organisieren (da die Arbeit viele tägliche Besprechungen und Verhandlungen umfasst);
diplomatischer Ton in der Kommunikation mit Auftragnehmern und Kunden;
emotionales Gleichgewicht, die Fähigkeit, in Stresssituationen ruhig zu bleiben und schnell einen Ausweg aus Konflikten zu finden;
die Fähigkeit, eine gemeinsame Sprache mit verschiedenen Arten von Persönlichkeiten zu finden;
Loyalität gegenüber dem verkauften Produkt.

Es ist erwähnenswert, dass ein sehr ungefähres Profil der Position angegeben ist. Ein Beispiel kann je nach den Anforderungen einer bestimmten Organisation erweitert oder verkürzt werden.

Grundlegende Ansätze zum Jobprofil

Die Entwicklung eines Jobprofils kann nach zwei Hauptansätzen erfolgen:

Der situative Ansatz impliziert, dass das Dokument im Notfall erstellt wird, wenn es dringend erforderlich ist, eine freie Stelle zu schließen. Da die Zeit sehr begrenzt ist, wird das Dokument sehr ungefähr erstellt, wobei nur die grundlegendsten Anforderungen für einen potenziellen Mitarbeiter angegeben werden. In Zukunft kann dieses Werkstück dazu dienen, ein vollständiges Profil zu bilden.
Der methodische Ansatz erfordert gründliche Arbeit, wodurch klare Merkmale der Position, notwendige Kompetenzen, persönliche Qualitäten und Funktionsbereiche der Verantwortung entwickelt werden. Es enthält alle umfassenden Informationen und wird daher als Arbeitsdokument bei der Suche und Auswahl von Personal betrachtet. Da die Organisation Reformen durchläuft, wird sich auch das Profil ändern.

Ergebnisse

Es ist erwähnenswert, dass es für eine erfolgreiche Personalauswahl wichtig ist, dass das Positionsprofil im Unternehmen erstellt wird. Es ist ziemlich schwierig, ein Beispiel für ein einheitliches Dokument zu nennen, da dieses Problem nicht gesetzlich geregelt ist, sondern im Ermessen der Unternehmensleiter liegt.

Das Profil ist eines der Hauptinstrumente, das bei der Auswahl von Kandidaten für eine bestimmte freie Position verwendet wird. Darüber hinaus kann gemäß diesem Dokument eine regelmäßige Zertifizierung des Personals oder eine Überprüfung auf der Grundlage der Ergebnisse des Testzeitraums durchgeführt werden. Abhängig von den Ergebnissen der Studie können Anweisungen zur Verbesserung des Qualifikationsniveaus identifiziert werden.

Beim Kompilieren eines Profils kann einer von zwei Ansätzen verwendet werden. Eine Situation tritt auf, wenn es dringend erforderlich ist, eine freie Stelle zu schließen. In diesem Fall kann die Jobbeschreibung sehr ungefähr erstellt werden und nur die Hauptmerkmale angeben. Wenn wir über den methodischen Ansatz sprechen, wird ein gründliches detailliertes Dokument entwickelt, das in der Praxis der Personalauswahl ständig verwendet wird.

Der typische Prozess zur Entwicklung eines Jobprofils umfasst mehrere aufeinanderfolgende Phasen. Zunächst untersuchen wir die Merkmale des Berufs sowie die Anforderungen, die sich aus den gesetzlichen Bestimmungen ergeben. Es ist auch notwendig, eine Gruppe kompetenter Spezialisten zu bilden, die an der Erstellung der Dokumente teilnehmen. Das Profil wird unter Berücksichtigung der Organisationsstruktur des Unternehmens erstellt und sollte daher auch sorgfältig untersucht werden. Der Hauptteil des Dokuments enthält eine Beschreibung der beruflichen Verantwortlichkeiten eines potenziellen Mitarbeiters sowie der Anforderungen an die Kompetenzen. Es lohnt sich auch, auf persönliche Qualitäten (Geselligkeit, Stressresistenz usw.) zu achten.