Dokumentationsberuf: Aufgaben

Der Dokumentenfluss ist ein wichtiger Bestandteil der Aktivität und ein unverzichtbares Element des Managements einer Institution, Organisation oder eines Unternehmens. Geschäftspapiere müssen ordnungsgemäß zusammengestellt, systematisch gespeichert und optimal verschoben werden. Mit der Entwicklung der Wirtschaft nehmen der Informationsfluss und die Anzahl der Dokumente in allen Bereichen der menschlichen Tätigkeit zu. Daher wächst heutzutage die Nachfrage nach einem ziemlich neuen Beruf - einem Dokumentenmanager.

Wer ist ein Dokumentenmanager?

Ein Dokumentenspezialist ist ein Spezialist, der sich mit der Registrierung und Abrechnung von Dokumentationen befasst. Verwandte Berufe sind Sekretär, Archivar, Angestellter.

Verwaltungsdokumente des Managements sollten in Übereinstimmung mit den Standards ordnungsgemäß erstellt und den Mitarbeitern und genau denjenigen, für die die Aufträge bestimmt waren, zur Kenntnis gebracht werden. Dokumente neigen dazu, veraltet zu sein und den Verkehr zu verlieren. In diesem Fall müssen sie gemäß den Gesetzgebungsakten zur Führung von Aufzeichnungen sortiert und im Archiv abgelegt werden. All dies erledigt ein Dokumentenmanager.

Die Aufgaben eines Dokumentenspezialisten mögen langweilig erscheinen. Dies ist aber nur auf den ersten Blick. Durch die Hände eines Dokumentenmanagers, insbesondere wenn er der einzige ist, der für das Dokumentenmanagement im Unternehmen verantwortlich ist, können alle Informationsflüsse durchlaufen werden, er kann die Arbeit aller Abteilungen verfolgen und die Mechanismen der Aktivität und Entwicklung des Unternehmens verstehen.

In großen Organisationen sind die Verantwortlichkeiten von Spezialisten für die Arbeit mit Dokumenten normalerweise aufgeteilt: Design, Registrierung, Eingabe in eine elektronische Datenbank, Ausführungskontrolle, Speicherung werden von verschiedenen Personen und sogar ganzen Abteilungen durchgeführt.

Was ein Dokumentenmanager wissen muss

Um Dokumente korrekt zu erstellen, in denen Informationen präzise, ​​klar und deutlich dargestellt werden, muss ein Spezialist den Zweck und die Formen der Erstellung aller Arten von Dokumenten kennen. Um zu wissen, wie ein rechtsverbindliches Dokument aussieht, muss es die Grundlagen des Rechts besitzen.

Da heute die meisten Dokumente auf elektronischen Medien gespeichert sind und ein Computeraustausch von Informationen erforderlich ist, muss der Dokumentverwaltungsspezialist die Software verstehen. Er muss elektronische Datenbanken erstellen und mit Mitarbeitern kommunizieren können, die automatisierte Systeme zum Erstellen, Speichern und Übertragen von Dokumenten bedienen.

Um Dokumente im Archiv zu speichern, muss ein Spezialist bestimmte Regeln und Spezifikationen kennen. Zweck von Dokumenten und deren Vertraulichkeit, Bedingungen, Aufbewahrungsbedingungen - Nach diesen Kriterien müssen Sie die Dokumente im Archiv sortieren und dann ein effektives Suchsystem erstellen.

Verantwortlichkeiten für die Dokumentation

Zu den Aufgaben eines Dokumentenmanagers in einer Institution gehören

- Vorbereitung, Abrechnung, Speicherung und Kontrolle von Dokumenten;

- Systematisierung des Arbeitsablaufs und Sicherstellung der Bewegung von Dokumenten;

- Organisation des optimalen Dokumentenflusses innerhalb der Organisation;

- Organisation der Speicherung und Entwicklung von Dokumentationsklassifikatoren;

- Sortieren, Überprüfen des Wertes und Übertragen von Dokumenten mit abgelaufener Gültigkeit in das Archiv;

- Straffung der eingehenden Dokumentation;

- Entwicklung von Standardformularen und Arbeitszeitnachweisen;

- Erstellung von Dokumentenbasen mit der Erstellung von Registrierungsnummern und -indizes sowie elektronischen Speicheradressen;

- Vorbereitung der erforderlichen Materialien für Sitzungen, Verhandlungen und Sitzungen.

Der führende Dokumentenmanager führt die offiziellen Aufgaben zwar gleich aus, jedoch mit einem größeren Anteil an Verantwortung, und gibt Aufgaben an untergeordnete Mitarbeiter weiter.

Aufgaben eines Dokumentenmanagers in einer Bildungseinrichtung

Ein Dokumentenmanager an einer Bildungseinrichtung sollte unter anderem das Gesetz der Russischen Föderation „Über Bildung“ kennen. Da Kindergärten und Schulen nur über begrenztes Personal verfügen, werden die Aufgaben eines Sekretärs, eines Angestellten und eines Mitarbeiters von einem Dokumentenmanager nach den methodischen Empfehlungen für die Arbeit mit Dokumenten in Bildungseinrichtungen geleitet (Schreiben des Bildungsministeriums der Russischen Föderation vom 02.12.2000 Nr. 03-51) / 64).

Zu den Aufgaben eines Dokumentenmanagers in einem Kindergarten gehören unter anderem die Vorbereitung von Arbeitsverträgen mit Mitarbeitern und die Ausführung von Personalakten sowie die Führung eines Kinderbuchs. Er arbeitet auch mit einem Militärregistrierungsschalter zusammen und führt entsprechende Unterlagen, wenn sich in der Einrichtung militärisch haftbare Mitarbeiter befinden.

Der Dokumentenmanager ergänzt die offiziellen Aufgaben an der Schule, indem er Entwürfe von Verwaltungsdokumenten über die Bewegung des Kontingents erstellt und Personalakten ausfüllt, ein alphabetisches Schülerbuch führt und die Stunden der Schularbeit der Schulangestellten berücksichtigt sowie die Übermittlung der Personalakten der Schüler an das Archiv verarbeitet und verarbeitet.

Hochschuleinrichtungen führen nicht nur Bildungsaktivitäten durch, sondern auch wissenschaftliche.

Die Aufgaben eines Dokumentenmanagers an einer Universität lassen einen Spezialisten zumindest allgemein das Profil einer bestimmten Fakultät verstehen, da er Dokumente für Besprechungen und Besprechungen vorbereiten und deren Protokolle und Telefongespräche im Namen des Dekans führen muss.

Persönliche Qualitäten eines Dokumentenmanagementspezialisten

Aufmerksamkeit ist die wichtigste Eigenschaft eines Spezialisten für die Arbeit mit Dokumenten. Genauigkeit, Sorgfalt und Verantwortung ergänzen die Liste der persönlichen Eigenschaften, die für die Arbeit mit Geschäftspapieren erforderlich sind. Datenfehler, Gesetzesverstöße, Verlust von Dokumenten können das Unternehmen beim Abschluss eines Vertrags oder einer Personalprüfung viel kosten.

Die Informationsmengen, mit denen ein Dokumentenmanager arbeitet, erfordern einen guten Speicher.

Um in einem beliebigen Bereich arbeiten zu können, benötigt er Ausdauer und Alphabetisierung bei der Arbeit mit Papieren sowie im Bereich Personalmanagement - und organisatorische Fähigkeiten sowie Kreativität und Kommunikationsfähigkeiten.

Das Setzen der richtigen Ziele und das Arbeiten mit der Unternehmensstruktur, den sogenannten unternehmerischen Qualitäten, sind erforderlich, damit der Dokumentenmanager den optimalen Workflow und Klassifikator organisieren kann.

In kleinen Unternehmen arbeitet der Dokumentenmanager häufig alleine. Selbstorganisation, Disziplin und Selbstkontrolle helfen dabei, effektive Arbeit zu organisieren.

Dokumentationsanforderungen

Ein solider Rechtsrahmen für das Dokumentenmanagement erfordert Schulungen. Daher ist bei der Einstellung ein Diplom einer Hochschule oder einer sekundären Sonderpädagogik in den Fachgebieten „Dokumentation“, „Dokumentationsunterstützung eines Unternehmens“ erforderlich. Es gibt auch verwandte Fachgebiete: "Dokumentationsunterstützung in der Rechtsprechung" oder "Informationsunterstützung eines Unternehmens".

Gesetzgebungs- und Satzungsdokumente, administrative, normative und Leitdokumente höherer Stellen im Zusammenhang mit Arbeitsabläufen sind allgemeine Anforderungen an Dokumente, die ein Dokumentenmanager kennen sollte. Zu den Aufgaben gehören Kenntnisse oder zumindest deren Grundlagen zu den Methoden der Analyse, Forschung, Gestaltung, Implementierung und Entwicklung von Dokumentationssystemen sowie zum Entwurf und Betrieb automatisierter Steuerungssysteme. Organisation der Archivierung und Grundprogrammierung.

Vor- und Nachteile des Berufs des Dokumentenmanagers

Der Beruf eines Dokumentenmanagers ist universell. Ein Diplom und Fachkenntnisse ermöglichen es dem Absolventen, in jeder Organisation zu arbeiten, da der Workflow überall ist. Dies ist der Hauptvorteil des Berufs.

Der zweite Vorteil kann als die Möglichkeit angesehen werden, als Administrator, Archivar, Angestellter, stellvertretender Sekretär, Büroleiter, stellvertretender Manager und nicht nur als Dokumentenmanager zu arbeiten.

Das dritte Plus ist, dass der Dokumentenmanager trotz der scheinbar routinemäßigen Arbeit im Zentrum des Informationsflusses in der Organisation steht und fast alle seine Geheimnisse besitzt. Manchmal ist er neben der Geschäftsleitung der einzige Eigentümer dieser Geheimnisse.

Berufserfahrung und Unternehmergeist ermöglichen es dem Dokumentenmanager, auf Wunsch sein eigenes Geschäft für die Bereitstellung von Informationsdiensten zu organisieren.

Zu den Vorteilen des Berufs zählen die Arbeit im Büro unter guten Bedingungen, unabhängig vom Unternehmensprofil und einem strengen Arbeitsplan.

Die Nachteile des Dokumentarfilmberufs sind Einheitlichkeit und vor allem eine große Verantwortung.

Wo kann ein Dokumentenmanager arbeiten?

Da Dokumentenmanager, die eine Ausbildung in ihrem Profil erhalten haben, mit allen Arten von Dokumenten (Buchhaltung, Personal, Wissenschaft und Technik) arbeiten können, können sie in verschiedenen Organisationen gefragt sein:

- in lokalen und staatlichen Behörden;

- in Abteilungsleitungsgremien;

- in den Archiv- und Dokumentationsdiensten von Ingenieurwesen und Design, Forschungseinrichtungen, im Gesundheitswesen, Archiv, Bibliothek und Museum, Strafverfolgungsbehörden;

- in Verwaltungsdiensten und Abteilungen für Handelsstrukturen: Papierkram, Büromanagement, Personalmanagement;

- im Bereich der Entwicklung von Informationssystemen, Dokumentationsberatung und Prüfung der Informationssicherheit.

Das Karrierewachstum eines Dokumentenmanagers hängt vom Arbeitsplatz ab. In großen Strukturen kann er sich zum Manager der Angelegenheiten erheben, in kleinen zum stellvertretenden Manager. Der Höhepunkt einer Karriere als Dokumentenmanager kann als Vorbereitung von Dokumenten für die Regierung und den Präsidenten der Russischen Föderation angesehen werden.