Stellenbeschreibung eines Büroleiters mit Sekretariatsfunktionen: Merkmale und Anforderungen

Selbst bei einem kleinen Personal, zu dem nur der Leiter des Unternehmens und seine Mitarbeiter gehören, wird ein verantwortungsbewusster Mitarbeiter benötigt, der die organisierende Kraft ist, die den Arbeitsprozess steuern und steuern kann - diese Idee bestimmt den Text der Stellenbeschreibung des Büroleiters.

Für eine solche Position muss der Bewerber über eine Reihe spezifischer Fähigkeiten und eine angemessene Ausbildung sowie über die Fähigkeit zur Interaktion mit Menschen verfügen. Diese Liste von Anforderungen ist jedoch nicht auf beschränkt.

Arbeitsbeschreibung

Bereits in der Phase der Bewerbung um eine Stelle kann sich ein Kandidat mit einem Regulierungsgesetz vertraut machen, das seine Rechte, Pflichten und Verantwortungsbereiche in einem Unternehmen regelt. Ein solches Dokument wird als Jobbeschreibung bezeichnet. Es besteht aus fünf Hauptabschnitten:

1. Allgemeine Bestimmungen Sie enthalten alle organisatorischen Informationen: den Namen des Unternehmens, die Position und die strukturelle Einheit, zu der es gehört. Es zeigt auch die Unterordnung, das Verfahren zur Besetzung einer Position und Entlassung sowie die Bildungs- und Qualifikationsanforderungen an.
2. Aufgaben. In diesem Abschnitt werden die Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters sowie deren Umsetzung aufgeführt.
3. Die Rechte des Mitarbeiters, dh alle zusätzlichen Merkmale, die zur effektiven Erfüllung von Pflichten beitragen.
4. Eine Verantwortung. In Übereinstimmung mit diesem Abschnitt entscheidet das Management über die Beurteilung der Qualität der Arbeit, der Beförderung oder der Geldbuße.
5. Die Beziehung. Dieser Abschnitt regelt die gesamte Kommunikation mit externen und internen Einheiten, die sich aus dem Mitarbeiter bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben ergeben kann.

Grundsätze für das Schreiben von Stellenbeschreibungen

Die normative Grundlage für die Erstellung solcher Dokumente ist das Qualifikationsverzeichnis der Stellen von Managern, Fachleuten und anderen Mitarbeitern (1998). Während seiner Entwicklung wurde besonderes Augenmerk auf die Beschreibung der Position und der Bedingungen gelegt, unter denen der Arbeitnehmer seine Pflichten erfüllen kann. Die Einzelheiten der Arbeit sind im Titel des Dokuments enthalten, z. B. „Stellenbeschreibung des Sekretärs“ (Büroleiter oder Hauptbuchhalter).

Wenn es zwei Beiträge mit demselben Namen, aber unterschiedlichen Aufgaben gibt, sollten außerdem unterschiedliche Dokumente erstellt werden, die diese Unterschiede widerspiegeln. Die Stellenbeschreibungen des Büroleiters des Personalverantwortlichen unterscheiden sich in gewisser Weise von demselben Regulierungsgesetz für die Sekretärin.

Office Manager-Anforderungen

Ein Kandidat für eine Position muss Menschen auf die eine oder andere Weise führen. Es können nur ein paar Leute in einem kleinen Unternehmen oder das gesamte Verwaltungspersonal in einem großen Unternehmen sein. Natürlich muss der Antragsteller ein selbstbewusster PC-Benutzer sein und mit anderen Bürogeräten (Scanner, Drucker oder Fax) arbeiten können. Der Büroleiter ist häufig ein Vertreter des Unternehmens, daher ist eine Redepflicht und die Fähigkeit, Geschäftsbriefe zu schreiben, Voraussetzung. Sehr oft verlangen Unternehmen von solchen Mitarbeitern, dass sie die Grundlagen des Papierkram- und Arbeitsrechts kennen. Kenntnisse in mindestens einer Fremdsprache sind nach wie vor wünschenswert. Bei der Bewerbung für ein großes Unternehmen ist dies jedoch bereits eine der zwingenden Voraussetzungen.

In einigen Fällen muss der Büroleiter seine Aufgaben mit den Funktionen anderer Mitarbeiter kombinieren. Dies führt zu einer Erhöhung der erforderlichen Fähigkeiten. Ein Büroleiter mit den Funktionen eines Buchhalters muss daher über eine angemessene Ausbildung und spezielle Programme verfügen.

Hauptverantwortlichkeiten

Eine typische Stellenbeschreibung eines Büroleiters mit Sekretariatsfunktionen umfasst folgende Elemente:

• Verarbeitung eingehender und ausgehender Post; ihre Umverteilung innerhalb des Unternehmens;
• Kontrolle über den Zeitpunkt der Erfüllung von Verpflichtungen aus Verträgen und Vereinbarungen;
• ausgehende und eingehende Anrufe tätigen;
• mit Kunden und Vertretern von Partnerunternehmen zusammenarbeiten;
• Überwachung der Verfügbarkeit des erforderlichen Briefpapiers;
• Halten der Büroausstattung in einwandfreiem Zustand und Anrufen von Spezialisten im Falle eines Ausfalls;
• Verteilung der Zeit innerhalb des Arbeitsplans (in einigen Fällen für den Kopf);
• Organisation notwendiger Veranstaltungen (Tagungen, Konferenzen, Geschäftsreisen, Firmenfeiern);
• Protokollierung von Besprechungen;
• Aktualisierung und Auffüllung neuer Inhalte auf der Unternehmensseite.

Diese Liste enthält nur grundlegende Anforderungen. Weitere Posten können gemäß den Besonderheiten des abgeschlossenen Arbeitsvertrags hinzugefügt werden. Die Stellenbeschreibung eines Büroleiters mit den Funktionen eines Personalverantwortlichen erfordert beispielsweise, dass ein Mitarbeiter alle Buchhaltungsunterlagen rechtzeitig aufbewahrt und bereitstellt oder im Falle seiner Abwesenheit den Leiter der Personalabteilung ersetzt.

Zusätzliche Verantwortlichkeiten

Zusätzlich zu den Hauptfunktionen enthält die Stellenbeschreibung des Büroleiters eine Liste verschiedener Verantwortlichkeiten, die je nach den Anweisungen des Unternehmens variieren können. Ein Büroleiter kann aufgefordert werden, mit Verwaltungsbehörden zusammenzuarbeiten, dh die Erlaubnis zur Ausübung des Handels einzuholen, eine Niederlassung eines Unternehmens oder einer Tochtergesellschaft zu eröffnen usw.

Eine der wichtigsten Aufgaben ist die tatsächliche Führung des Unternehmens in Abwesenheit seines Direktors. Dies ist natürlich nur möglich, wenn sich der Mitarbeiter als verantwortungsbewusste und verlässliche Person etabliert hat, auf die er sich verlassen kann. Darüber hinaus enthält die Stellenbeschreibung des Büroleiters häufig eine Klausel über die Notwendigkeit, eine allgemeine Vollmacht zu erstellen. Ein solches Dokument kann beispielsweise erforderlich sein, um Postsendungen von hoher Bedeutung zu empfangen.

Informelle Anforderungen

Große Unternehmen erlauben es normalerweise, sich im Voraus mit der Musterberufsbeschreibung des Büroleiters für Kandidaten für diese Position vertraut zu machen, damit sie die Liste der Anforderungen und Verantwortlichkeiten vollständig kennen.

Aber auch angesichts solcher Befugnisse muss der Antragsteller verstehen, dass er einer der vielen Mitarbeiter des Unternehmens bleibt. In diesem Zusammenhang sollte man nicht vergessen, was in der Stellenbeschreibung nicht dargelegt ist. Ein Büroleiter mit den Funktionen einer Sekretärin muss eine Person sein, die ein feines Zeitgefühl hat, um es bei Bedarf verteilen zu können.

Aufgaben zum Organisieren des Workflows

Die wichtigste Voraussetzung für seine Arbeit ist die Effizienz. Daher ist eine Person, die eine solche Position innehat, verpflichtet, Büromaterial wirtschaftlich zu verbrauchen und den Stromverbrauch zu kontrollieren.

Für andere Mitarbeiter ist der Büroleiter fast auf Augenhöhe verantwortlich. Auf diese Weise muss er sicherstellen, dass die Arbeitsbedingungen den anerkannten Hygienestandards und Sicherheitsregeln entsprechen. Schließlich erhält der Büroleiter bei der Erfüllung seiner direkten Aufgaben Zugang zu Verschlusssachen. Eine der Anforderungen ist die Unterzeichnung einer Geheimhaltungsvereinbarung über Geschäftsgeheimnisse oder andere Informationen, die die Marktposition des Unternehmens beeinträchtigen könnten.

Office Manager-Rechte

Die Erfüllung einer solchen Anzahl von Pflichten ermöglicht es einem Mitarbeiter natürlich, besondere Rechte auszuüben. Sie sind auch in der Stellenbeschreibung des Büroleiters aufgeführt. Das Wesentliche einiger von ihnen, wie die Möglichkeit, auf vertrauliche Informationen zuzugreifen, ergibt sich direkt aus der Notwendigkeit, ihre beruflichen Pflichten zu erfüllen. Andere sind mit Stromprivilegien verbunden. Der Büroleiter hat daher das Recht, vom Rest der Mitarbeiter zu verlangen, die von ihnen fahrlässig gemachten Fehler in den Produktionsunterlagen zu korrigieren, für sie die Höhe des Anreizes festzulegen oder die Fahrlässigkeit zu bestrafen.

Oft ist der Büroleiter das Bindeglied zwischen Mitarbeitern und Entscheidungsträgern. Eine solche Position ermöglicht es ihm, bessere Arbeitsbedingungen zu erreichen und kollektive Wünsche zur Verbesserung der Arbeitsqualität sowohl einer bestimmten Abteilung als auch des gesamten Unternehmens zu äußern.

Merkmale der Stellenbeschreibung des Büroleiters der Verkaufsabteilung

Büroleiter sind in großen und weniger großen Unternehmen seit langem unverzichtbar. Daher benötigen sie einige besondere Fähigkeiten, um eine solche Stelle zu besetzen. Ein häufiger Fall ist, wenn mehrere Büroleiter mit speziellen Funktionen, die von einem überwacht werden, im selben Unternehmen arbeiten. Ihre Stellenbeschreibungen stimmen im Wesentlichen überein, unterscheiden sich jedoch in einem zusätzlichen Funktionsumfang.

Wenn der Büroleiter in der Verkaufsabteilung arbeitet, kann seine Stellenbeschreibung folgende Elemente enthalten:

• Suche nach neuen Verkaufsstellen;
• Verfolgung von Änderungen in der Nachfragestruktur;
• Erstellung von Berichtsdokumenten über perfekte Verkäufe;
• direkte Zusammenarbeit mit dem Kunden, um Bestellungen zu erhalten und diese anschließend zu bearbeiten;
• Arbeiten zur Information der Kunden über mögliche Änderungen im Warensortiment und zur Neuberechnung der Preise;
• Organisation der notwendigen Treffen;
• Unterzeichnung von Verträgen über die Lieferung von Waren.

Weitere Anforderungen können sich auf die Besonderheiten der vom Unternehmen angebotenen Waren beziehen. Wenn das Unternehmen mit dem Verkauf von Immobilien verbunden ist, können die Aufgaben des Büroleiters die Erstellung von Informationsbroschüren und die Erstellung spezifischer Dokumente umfassen.

Verantwortung des Office Managers

Im Falle der Nichterfüllung seiner Pflichten, bei der Begehung von Straftaten, einschließlich der Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen oder der Durchführung anderer Maßnahmen, die sich nachteilig auf das Image des Unternehmens auswirken, ist der Büroleiter gemäß den Normen des Verwaltungs-, Zivil- und Strafgesetzbuchs verantwortlich. Wurde der Organisation ein materieller Schaden zugefügt, so wird die Strafe gemäß den Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuchs verhängt.